Documents électroniques: nouvelle politique (décembre 2023)

Dorénavant, pour des raisons de cybersécurité et/ou de logiciels, je n'accepte plus les formats suivants:

  • Dossiers compressés .rar
  • Clé USB ou autre dispositif physique
  • Tout fichier que je ne suis pas en mesure d'utiliser
  • Partage de fichier ou de dossier de votre nuage (votre dossier Google Drive, Dropbox, etc.)
  • Service externe de transfert de fichiers (WeTransfer, etc.)
  • Message texte SMS ou iMessage

Voici les formats que j'accepte:

  • Document papier
  • Dossiers compressés .zip
  • Fichiers .pdf et .jpg
  • Meilleure façon de me les transmettre: Téléversement via le lien* que je vous envoie (avec mot de passe transmis par un autre moyen), vers un dossier chiffré et conservé au Canada.
  • Alternative: Fichiers envoyés à mon courriel chiffré impots@lucielaforte.com* (les courriels et fichiers chiffrés transitent toutefois par les serveurs de Proton en Suisse, qui n'a pas accès au contenu, mais aussi par les serveurs de votre fournisseur de courriel, dont je ne peux me porter garante de la confidentialité).

Veuillez consulter ma nouvelle Politique de réception de documents sous forme électronique en format pdf pour plus de renseignements.

*Parmi ma clientèle, plusieurs personnes utilisant un ordinateur de leur employeur n'arrivent pas à ouvrir mes liens ou certains courriels, lorsque l'employeur déploie des mesures de sécurité très restrictives.  Veuillez prévoir me fournir un courriel autre que celui de votre employeur et utiliser d'autres appareils pour communiquer avec moi ou fonctionner par documents papier et prévoir les délais en conséquence.

Documents électroniques: nouveau fonctionnement! (2022)

Si vous voulez m’envoyer vos documents de façon électronique, j’utilise une nouvelle façon de faire cette année pour faciliter l’organisation de mes dossiers tout en protégeant la confidentialité de vos informations:  je vous enverrai un lien vers un dossier où vous pourrez télécharger vos documents de façon simple et sans avoir à créer de compte.

Avantage pour l’organisation des dossiers

De mon côté, l’avantage de ce fonctionnement est évident: je n’aurai plus à manuellement transférer des fichiers reçus par courriel ou par texto, et parfois par plus d’une méthode et plus d’une personne par famille…  Pour vous, c’est un avantage indirect mais important: la diminution du risque qu’un document soit oublié lors du classement dans mes dossiers et donc, lors de la préparation de vos déclarations.  Je recevrai une notification chaque fois que vous ajouterez des données, donc je saurai quand j’ai de nouveaux éléments à traiter!

Avantage pour la confidentialité et la sécurité de vos informations

Comme toute personne qui prépare des déclarations de revenus, je travaille avec des informations très confidentielles, notamment votre numéro d’assurance sociale (NAS).  Selon les détails de votre dossier d’impôts, il peut y en avoir beaucoup plus, allant de vos information médicales (si vous réclamez des crédits pour frais médicaux) à vos coordonnées bancaires (si vous me fournissez un relevé bancaire comme preuve de certains frais d’intérêts déductibles).  Or, des fuites de données massives ont fait les manchettes ces dernières années (dont celles des clients d’une institution bancaire majeure au Québec…) et les conséquences pour certaines personnes peuvent être sérieuses (vol d’identité).  Donc, pour moi, la sécurité de ces informations est primordiale.  Plus loin, je vous explique quels outils j’utilise à cet effet, mais je présente d’abord les problèmes avec les fournisseurs gratuits courants.  Attention, section plus technique!

(Parenthèse: méfiez-vous de préparateurs d’impôts à très bas prix, car entre autres frais d’opérations, les précautions pour protéger les données ont un coût, par exemple l’abonnement à un antivirus/ anti-rançongiciel et aux services encryptés ci-dessous)

Et Google, Yahoo, Hotmail, Dropbox?

Plusieurs fournisseurs gratuits et très populaires (Yahoo, Gmail et Hotmail pour le courriel; Google Drive et Dropbox pour le stockage infonuagique de vos documents) ne protègent pas particulièrement vos données.  Par exemple, si vous lisez leurs politiques attentivement, vous découvrirez que dans bien des cas, leurs employés ou leurs sous-traitants peuvent avoir accès au contenu de vos fichiers.  Bref, vous ne savez pas qui pourrait trouver vos données (et les revendre sur le dark web)… De surcroît, ces fournisseurs stockent ce que vous leur confiez dans des centres de données situés dans différents pays à travers le monde, chacun ayant ses propres lois sur la liberté d’expression et la protection des données.  Par exemple, les lois des États-Unis offrent certaines protections à leurs citoyens… mais certaines ne s’appliquent pas aux non-Américains!

Même si je n’utilise pas ces fournisseurs professionnellement, ces failles de confidentialité peuvent nuire à mes objectifs de protection de vos renseignements.  Par exemple, plusieurs clients m’envoient des données par courriel; c’est donc de leur côté que les renseignements sont potentiellement exposés.  D’autres clients m’envoient un lien vers un fichier ou dossier sur leur fournisseur gratuit d’infonuagique.  Bien que ces clients choisissent eux-mêmes de confier leurs documents à Google Drive ou Dropbox, je ne veux pas les inciter indirectement à le faire…

À qui faire confiance? Des exemples

Il existe plusieurs fournisseurs de courriel et de stockage infonuagique plus sécuritaires.  Je n’en ferai pas une liste ici, mais je peux vous présenter ceux que j’utilise.  Je vous invite à essayer leurs versions gratuites (que vous pouvez conserver aussi longtemps que vous souhaitez, ce ne sont pas des versions d’essai pour un court laps de temps), souvent suffisantes pour un usage personnel!

Courriel: ProtonMail La plateforme ProtonMail procède au chiffrement (encryption en anglais) des courriels et les entrepose chiffrés, donc sans pouvoir en connaître le contenu, en Suisse, un pays chef de file en termes de confidentialité.   J’utilise une version payante, pour pouvoir vous écrire avec mon adresse @lucielaforte.com et pour avoir suffisamment d’espace de stockage pour un usage d’affaires, mais ProtonMail offre aussi un service gratuit et est donc à la portée de tous.

Infonuagique: Sync J’ai choisi la plateforme d’entreposage en ligne Sync puisqu’elle procède aussi au chiffrement des données et qu’elles entrepose au Canada les fichiers chiffrés.  Ici aussi, j’utilise la version payante, puisque la version gratuite me permettait seulement de partager trois liens (et j’ai heureusement bien plus que trois clients) et ne proposait pas assez d’espace de stockage, mais j’ai auparavant utilisé la version gratuite pendant quelques années avec satisfaction et je peux donc vous la recommander sans hésiter.  Le principal inconvénient de cette plateforme est qu’elle est seulement en anglais.

Résumé des avantages de sécurité de vos renseignements

Si vous m’envoyez des renseignements en les écrivant directement dans un courriel, de mon côté, ils sont protégés par l’encryption et stockés sur les serveurs suisses de ProtonMail… mais peut-être pas du vôtre.  Encore mieux, en vous envoyant seulement un lien vers vos documents dans Sync (au lieu d’envoyer des fichiers), vos informations comme telles ne transiteront pas par les serveurs de votre plateforme de courriel et les documents sont encryptés et gardés sur des serveurs canadiens.  Ainsi, votre confidentialité est protégée!